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Le cas de Immoblox Inc : une histoire de transformation

Imaginez une société de gestion d’immeubles locatifs en pleine effervescence, avec un portefeuille immobilier en pleine croissance. IMMOBLOX, fondée en 2020, s’est rapidement développée pour inclure 15 bâtiments et 305 unités, offrant une gamme variée d’espaces résidentiels et semi-commerciaux. Cependant, derrière cette croissance rapide se cachait un défi croissant qui menaçait d’entraver leur progression.

Nous avons discuté avec Elsa Ramirez, directrice des finances et gestionnaire chez IMMOBLOX, qui a généreusement accepté de nous faire part de son expérience dans la transformation de leur système de gestion immobilière.

La situation : Des besoins croissants et des inefficacités frustrantes

Au départ, IMMOBLOX a géré ses opérations à l’aide d’un assemblage de solutions logicielles distinctes. QuickBooks s’occupait de la comptabilité, BuildingStack facilitait les tâches de gestion, Monday aidait à la coordination des tâches et Autonome gérait les prélèvements automatiques. Bien que cette approche ait suffi dans les premiers temps, il est devenu évident qu’une solution plus centralisée et simplifiée était nécessaire au fur et à mesure que l’entreprise se développait.

De nombreux défis sont apparus. L’équipe s’est trouvée confrontée au fardeau de devoir gérer des progiciels disparates, ce qui a entraîné des inefficacités et entravé la collaboration. Elsa Ramirez se souvient parfaitement des frustrations rencontrées:

« C’était beaucoup de paperasse, beaucoup de procédures, beaucoup d’étapes et beaucoup de questionnements au sein de l’équipe pour garder le fil des tâches à faire. »

BuildingStack, en particulier, s’est révélé être un véritable casse-tête. Il ne fonctionnait pas correctement et le service à la clientèle n’était pas réceptif à leurs commentaires. Des heures ont été perdues à se débattre avec l’application, à essayer de naviguer dans ses complexités.

Bien que QuickBooks gère raisonnablement bien la comptabilité, il n’a pas été spécifiquement conçu pour le secteur de l’immobilier. Par conséquent, certaines tâches nécessitaient des efforts redondants, ce qui rendait la gestion lourde et sujette aux erreurs.

« Ce n’est pas automatisé, tu attends après les courriels, tu retournes dans un autre logiciel pour entrer l’information… Tu ne t’en sors jamais. »

La solution : Un passage à Proprio Expert

Reconnaissant le besoin d’une solution numérique plus complète, IMMOBLOX a entrepris un processus d’évaluation approfondi. Après des mois d’exploration de différentes options logicielles, ils ont découvert Proprio Expert, une plateforme de gestion immobilière tout-en-un qui promettait de centraliser l’information, les communications, la comptabilité et les tâches en un seul endroit accessible.

Mme Ramirez a souligné que les capacités de gestion complètes de Proprio Expert, en particulier pour les baux et les loyers, ont joué un rôle décisif dans leur choix.

« La gestion des baux, des loyers. C’était notre plus gros enjeu, donc juste avec ça, ça réglait déjà une bonne partie du problème. »

En outre, grâce à son affiliation à la CORPIQ (Corporation des propriétaires immobiliers du Québec), IMMOBLOX a constaté que ses processus de gestion étaient facilités et accélérés. Auparavant, l’obtention des formulaires de demande de location, la demande de rapports d’enquête de pré-location et la gestion des baux nécessitaient de multiples étapes sur différentes plateformes. Ce processus compliqué entraînait des erreurs potentielles et une perte de temps importante. Cependant, avec l’intégration de Proprio Expert, ces inefficacités ont été éliminées, permettant des opérations plus fluides et réduisant les allers-retours inutiles.

« Avant, tout était en parallèle et au final, rentrer un bail, c’était quand même assez long, surtout quand tu en as une cinquantaine. »

Mise en œuvre : Une transition en douceur et un soutien accru

L’apprentissage du logiciel s’est déroulé sans heurts pour IMMOBLOX. Il s’est avéré être assez intuitif et facile à utiliser, permettant à l’équipe de prendre en main cette nouvelle solution rapidement et sans difficulté. Contrairement à leurs expériences précédentes, ils n’avaient plus besoin de passer de longues heures à chercher comment effectuer une tâche donnée.

« On n’a pas eu vraiment d’enjeux par rapport à ça. C’est bien aussi de pouvoir parler à quelqu’un si jamais il y a un problème. »

Les capsules explicatives se sont avérées utiles pour consulter des informations spécifiques ou approfondir la compréhension des différents outils technologiques. Mme Ramirez a également eu quelques interactions avec le service clientèle pour obtenir de l’aide. Elle était satisfaite du service à la clientèle et du support technique, et elle appréciait particulièrement de savoir qu’elle pouvait toujours contacter quelqu’un en cas de problème.

Résultats et avantages : L’efficacité au rendez-vous

Infographie/visuel > Temps sauvé grâce à Proprio Expert = plus de la moitié

Avoir au bout des doigts un historique des différentes actions effectuées : demandes de location, enquêtes, baux, renouvellements, demandes des locataires, réparations, comptabilité, constitue une source de tranquillité d’esprit. Le fait que toutes ces informations soient disponibles à tout moment, en un seul endroit et en temps réel, est extrêmement rassurant.

« L’économie de temps, c’est facile à utiliser, toute l’information peut être là. C’est vraiment un outil complet. »

Sans cette vue d’ensemble, IMMOBLOX se trouvait constamment plongé dans l’incertitude et les interrogations. Ils ont maintenant une vision complète des opérations immobilières et accèdent aux informations essentielles en quelques clics, permettant d’éviter les questionnements et donnant une compréhension claire et précise de toutes les actions effectuées dans leur gestion immobilière.

Recommanderiez-vous Proprio Expert?

IMMOBLOX se fait demander régulièrement par d’autres sociétés de gestion immobilière quel logiciel ils utilisent. Ils sont heureux de répondre que leur choix s’est porté sur Proprio Expert. Ils apprécient sa facilité d’utilisation et considèrent comme un avantage majeur le fait qu’il fasse partie de l’écosystème de la CORPIQ.

En conclusion, IMMOBLOX a réussi sa transition vers Proprio Expert. Grâce à sa solution numérique centralisée, ils ont considérablement amélioré l’efficacité et la productivité de l’équipe en diminuant de moitié le temps consacré à la gestion. La simplicité d’utilisation a contribué à la réussite de leur passage vers une gestion immobilière plus efficace et harmonieuse.


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